Jeśli zastanawiasz się, jak wybrać najlepszy model obsługi transportowej, warto zacząć od kilku podstawowych pytań. Bo na pytanie, czy lepiej współpracować z jednym, czy z kilkoma operatorami logistycznymi, nie ma jednej dobrej odpowiedzi. Albo jest: to zależy.
Przede wszystkim od potrzeb transportowych firmy. Jeśli regularnie wysyłasz podobne palety po Polsce, zazwyczaj jeden operator logistyczny może w zupełności wystarczyć. Sytuacja zmienia się wraz z rozwojem firmy – dochodzą wysyłki palet za granicę, inne gabaryty, sezonowe zmiany wolumenu czy potrzeba szybszej dostawy. Wtedy operator, który świetnie sprawdzał się do tej pory, nie musi oferować najlepszych warunków przy każdym kolejnym zleceniu. A zarządzanie transportem zaczyna się komplikować.
W tym artykule skupiam się przede wszystkim na operatorach realizujących usługi transportowe i przewoźnikach, z których korzysta firma przy organizacji wysyłek. Operator logistyczny może oczywiście świadczyć znacznie szerszy zakres usług niż sam transport, jednak tutaj interesuje nas przede wszystkim właśnie ten obszar współpracy.
Jak zatem znaleźć złoty środek i czy on w ogóle istnieje? W tym artykule pokażę, jak wybrać operatora logistycznego, co poza ceną warto wziąć pod uwagę i kiedy dostęp do kilku operatorów może być lepszym rozwiązaniem niż współpraca tylko z jednym.
Kiedy jeden operator logistyczny jest dobrym rozwiązaniem?
Jeden operator może być najlepszym rozwiązaniem przy stałych, powtarzalnych trasach i podobnym rodzaju transportu. Przy odpowiednio dużym, regularnym wolumenie operator może dobrze dopasować proces do potrzeb firmy i zaoferować korzystne warunki na konkretnej relacji. Większa liczba operatorów nie oznacza więc z definicji lepszego modelu.
Jeden przewoźnik sprawdza się szczególnie wtedy, gdy:
- profil wysyłek jest powtarzalny,
- firma obsługuje podobne kierunki,
- parametry przesyłek niewiele się zmieniają,
- operator zapewnia odpowiednią jakość i terminowość,
- warunki cenowe są konkurencyjne,
- firma rzadko potrzebuje usług niestandardowych,
- prostota operacyjna jest ważniejsza od bieżącego porównywania rynku.
Prostota organizacyjna
Jeśli nasz transport opiera się na standardowych przesyłkach o podobnych parametrach i wysyłamy towar tylko w określonych kierunkach, współpraca z jednym operatorem logistycznym, na dodatek już przez nas sprawdzonym, wydaje się naprawdę dobrym rozwiązaniem. Przede wszystkim dlatego, że cały proces zarządzania transportem staje się prostszy.
Mamy jeden kontakt, jeden login, mniej administracji, znamy sposób działania naszego operatora, a on zna nasze potrzeby i oczekiwania – wszystko działa. Dlatego uważam, że nie ma sensu mnożyć operatorów tylko po to, aby było ich więcej, jeśli sytuacja tego nie wymaga.
Kiedy jeden operator logistyczny może przestać wystarczać?
Współpraca z jednym operatorem logistycznym może przestać wystarczać, gdy potrzeby transportowe firmy zaczynają się różnicować – pojawiają się nowe kierunki, inne rodzaje ładunków, zmienny wolumen lub odmienne wymagania dotyczące czasu dostawy.
Często dzieje się to wraz z rozwojem biznesu, a – umówmy się – dział logistyki nie powinien tego rozwoju utrudniać. Co ważne, nawet jeśli dotychczasowa współpraca z jednym operatorem układała się bez zarzutu, nie oznacza to, że przy innej relacji, rodzaju ładunku czy określonym wolumenie nadal będzie on najlepszą opcją.
Z mojego doświadczenia wiem, że nie istnieje coś takiego jak uniwersalny operator logistyczny. Poszczególni przewoźnicy mają swoje mocne kierunki, rodzaje transportu i typy ładunków, przy których ich oferta może być szczególnie korzystna. Przykładowo, operator dobrze obsługujący standardowe przesyłki paletowe nie musi oferować równie korzystnych warunków przy większym wolumenie, nietypowych parametrach ładunku czy innej relacji transportowej.
Kiedy więc warto zacząć rozglądać się za alternatywą? Przede wszystkim wtedy, gdy pojawiają się:
- różne gabaryty i parametry przesyłek,
- sezonowość,
- duże zmiany wolumenu,
- potrzeba innego czasu dostawy,
- problemy z terminowością lub odbiorami,
- brak odpowiedniej usługi,
- niekorzystna cena na konkretnej relacji,
- ograniczenia operacyjne operatora,
- ograniczona dostępność.
Jak wybrać operatora logistycznego? Co warto wziąć pod uwagę?
Dobry operator logistyczny to nie zawsze ten, który oferuje najniższą cenę, ale ten, którego warunki najlepiej odpowiadają konkretnemu zleceniu – jego trasie, parametrom, rodzajowi ładunku i wymaganiom dotyczącym dostawy.
Doświadczenie w branży TSL pokazuje, że równie ważne są: czas dostawy, terminowość odbiorów i doręczeń, czas reakcji i jakość obsługi w przypadku problemów, termin płatności, zakres geograficzny, limity wymiarowe i wagowe, dostępność usług dodatkowych, sposób obsługi reklamacji i szkód, dopłaty, tracking czy dostęp do informacji o przesyłce.
Bo co z tego, że za transport zapłacisz 50 czy 100 zł mniej, jeśli przesyłka dotrze z opóźnieniem, pojawi się nieprzewidziana dopłata albo w przypadku uszkodzenia towaru przez kolejne tygodnie będziesz próbować doprowadzić reklamację do końca?
Dlatego przy ocenie realnego kosztu współpracy warto uwzględnić również to, co dzieje się po wykonaniu usługi – liczbę szkód i reklamacji oraz czas i zasoby potrzebne do ich obsługi. Przewoźnik może być tańszy na etapie wyceny, ale jeśli przy jego realizacjach częściej pojawiają się szkody albo każda reklamacja oznacza tygodnie korespondencji, różnica w cenie szybko przestaje wyglądać atrakcyjnie. Do rachunku trzeba doliczyć również ryzyko przestoju, konsekwencje opóźnienia po stronie odbiorcy i czas ludzi zaangażowanych w rozwiązanie problemu. Cena usługi transportowej nie zawsze pokazuje więc, ile dany transport finalnie kosztuje firmę.
Jest jeszcze coś, czego nie znajdziesz w cenniku ani Excelu: doświadczenie ludzi, którzy na co dzień odpowiadają za transport. Działy logistyki w większych firmach to przecież też ludzie. Jeśli konkretny przewoźnik raz zawalił ważny transport i przysporzył komuś kilku godzin stresu, ta historia potrafi zostać w głowie na długo – nawet jeśli była jednorazową sytuacją, a kolejna oferta tego przewoźnika jest tańsza. W branży naprawdę często można usłyszeć: „Załadujcie mi to, tylko nie przewoźnikiem X”. I choć z czysto kalkulacyjnego punktu widzenia nie zawsze będzie to racjonalne, takie doświadczenia również wpływają na decyzje transportowe.
Jakie korzyści daje dostęp do kilku operatorów?
Największą zaletą dostępu do kilku operatorów jest elastyczność. Firma może dopasowywać wybór przewoźnika do konkretnego zlecenia, zamiast zakładać, że jeden operator będzie najlepszy niezależnie od trasy, rodzaju ładunku czy wymaganej usługi.
Dobór operatora do konkretnego zlecenia
Kluczem do dobrego zarządzania transportem jest możliwość dopasowania operatora do konkretnych potrzeb. Dlatego najlepiej już na początku nie zakładać, że jeden przewoźnik będzie najlepszy wszędzie.
Jeżeli operator „A” lepiej sprawdza się na jednej relacji, a operator „B” na innej, firma może wykorzystywać mocne strony każdego z nich i żonglować tym wedle własnych potrzeb. To samo dotyczy rodzaju ładunku – przewoźnik oferujący bardzo dobre warunki przy standardowych paletach nie musi być najlepszym wyborem w przypadku ciężkiego czy niestandardowego towaru.
Alternatywa i ciągłość operacyjna
Dostęp do kilku operatorów daje firmie alternatywę na wypadek, gdy jeden z przewoźników nie może zrealizować konkretnego zlecenia. Jeśli operator „A” odmawia odbioru albo nie obsługuje danego rodzaju ładunku czy kierunku, nie oznacza to automatycznie problemu z organizacją całego transportu – można skorzystać z operatora „B”.
Dostęp do kilku ofert pozwala też na bieżąco weryfikować rynek. Możesz sprawdzać, czy warunki oferowane przez dotychczasowego operatora nadal są konkurencyjne, zamiast opierać decyzję wyłącznie na przyzwyczajeniu.
Możesz więc porównywać operatorów pod kątem:
- ceny,
- terminowości,
- jakości obsługi,
- praktycznego dopasowania do potrzeb firmy.
Jakie problemy może powodować samodzielna współpraca z kilkoma operatorami?
Większy wybór daje elastyczność, ale ma też drugą stronę: więcej systemów, kontaktów i procesów, którymi ktoś po stronie firmy musi zarządzać.
Osoba odpowiedzialna za transport przeskakuje z panelu do panelu, korzysta z różnych loginów, porównuje odmienne warunki i musi znać sposób działania każdego z przewoźników.
Do tego każdy operator może mieć inne warunki współpracy, procedury czy sposób komunikacji. Kilku opiekunów, różne procesy reklamacyjne i zasady trackingu, dokumenty w kilku miejscach, osobne faktury i różne warunki handlowe – i nagle okazuje się, że tych procesów jest całkiem sporo.
Firma zyskuje więc większy wybór, ale też więcej rzeczy do ogarnięcia po swojej stronie.
Jeden operator czy kilku – porównanie
.png)
Jeden operator oznacza przede wszystkim prostotę – mniej umów, kontaktów i procesów do obsługi. Współpraca z kilkoma daje z kolei większą elastyczność i możliwość dopasowania przewoźnika do konkretnego zlecenia, ale przy samodzielnym zarządzaniu zwiększa złożoność całego procesu.
W praktyce wybór sprowadza się więc do pytania: czy da się zachować elastyczność wielu operatorów bez dokładania sobie zadań?
.png)
Czy można połączyć zalety jednego i wielu operatorów?
Tak. Firma może zachować możliwość wyboru operatora do konkretnego transportu, a jednocześnie ograniczyć liczbę procesów, którymi musi samodzielnie zarządzać.
Na tym właśnie opiera się model, w którym po stronie transportu mamy dostęp do wielu operatorów, ale po stronie klienta całość działa jak współpraca z jednym partnerem.
Takie rozwiązanie oferuje Delivio. Zamiast samodzielnie obsługiwać kilka firm przewozowych, ich systemów, procedur czy formularzy, klient może porównywać dostępne możliwości i organizować transport w jednym miejscu.
Jak Delivio łączy dostęp do wielu operatorów z prostotą jednego partnera?
W Delivio wychodzimy z założenia, że klient nie powinien wybierać między elastycznością a prostotą. Po stronie transportu masz wybór wielu operatorów, ale po swojej stronie obsługujesz całość jak współpracę z jednym partnerem.
Elastyczność – wybierasz operatora do konkretnego zlecenia
Nie musisz przenosić całego wolumenu od jednego przewoźnika do drugiego. Możesz sprawdzić dostępne możliwości dla konkretnego transportu i wybrać rozwiązanie odpowiadające danej trasie, rodzajowi ładunku czy wymaganiom dotyczącym dostawy.
Porównujesz oferty i kontrolujesz budżet
Współpraca przez lata z jednym przewoźnikiem ma swoje zalety, ale może też sprawić, że przestajesz sprawdzać, czy jego oferta na konkretnej relacji nadal jest konkurencyjna i odpowiada aktualnym potrzebom firmy. W Delivio możesz porównać dostępne opcje dla konkretnego transportu i podjąć decyzję na podstawie aktualnych warunków, a nie tylko przyzwyczajenia.
Nie oznacza to, że za każdym razem trzeba wybierać najtańszą ofertę. Cena nadal jest tylko jednym z elementów. Chodzi o to, żeby wiedzieć, za co płacisz i jakie masz alternatywy.
Warunki wynikające z większej skali
Mniejsza firma, która nie generuje dużego wolumenu przesyłek, nie zawsze ma taką samą pozycję negocjacyjną jak większy klient. Dzięki agregowaniu wolumenów Delivio może negocjować z operatorami warunki, które w przypadku mniejszych nadawców mogą być trudniejsze do uzyskania w bezpośrednich negocjacjach. Ostateczna oferta zawsze zależy jednak od konkretnej relacji, parametrów przesyłki i aktualnych warunków przewoźnika.
Jeden proces po stronie klienta
Największa różnica pojawia się jednak w samej obsłudze. Przy bezpośredniej współpracy z kilkoma przewoźnikami klient musi poruszać się między ich systemami, procedurami i sposobami działania. W modelu Delivio różne możliwości transportowe są zebrane w jednym miejscu, dzięki czemu można sprawdzić oferty, wybrać operatora i przejść do zlecenia transportu bez samodzielnego zarządzania kilkoma niezależnymi środowiskami.
Jeden operator czy kilku – co ostatecznie wybrać?
I wracamy do odpowiedzi z początku: to zależy.
Jeśli Twoja firma realizuje stałe, powtarzalne wysyłki, a obecny operator oferuje dobre warunki, odpowiednią jakość i obsługuje wszystkie potrzebne kierunki, dokładanie kolejnych przewoźników tylko po to, żeby mieć większy wybór, nie musi mieć większego sensu.
Im bardziej jednak różnią się kierunki, parametry przesyłek, wolumeny czy wymagania dotyczące czasu dostawy, tym większą wartość daje dostęp do alternatyw. Nie dlatego, że zawsze znajdzie się ktoś tańszy, ale dlatego, że nie każdy operator jest najlepszy w każdym rodzaju transportu.
Moim zdaniem nie chodzi więc o to, żeby mieć jednego operatora albo pięciu. Chodzi o to, żeby mieć możliwość wyboru właściwego operatora wtedy, kiedy rzeczywiście jest potrzebny – bez dokładania sobie całej złożoności związanej z obsługą kilku firm.
Najczęściej zadawane pytania
Czy warto korzystać z kilku operatorów logistycznych?
Warto korzystać z kilku operatorów logistycznych, jeśli firma ma zróżnicowane potrzeby transportowe i jeden przewoźnik nie zapewnia najlepszych warunków dla każdego rodzaju zlecenia. Dostęp do kilku operatorów pozwala dobierać rozwiązanie do konkretnej relacji, rodzaju przesyłki czy wymaganego czasu dostawy oraz daje alternatywę w przypadku problemów z realizacją.
Kiedy jeden operator logistyczny wystarczy?
Jeden operator logistyczny może wystarczyć, gdy firma realizuje powtarzalne wysyłki na podobnych trasach, a ich parametry i wymagania transportowe niewiele się zmieniają. Jeśli operator zapewnia odpowiednią jakość, terminowość i konkurencyjne warunki na kluczowych relacjach, zwiększanie liczby przewoźników nie musi przynosić dodatkowej wartości.
Jak wybrać operatora logistycznego?
Przy wyborze operatora logistycznego należy porównywać nie tylko cenę, ale również czas dostawy, terminowość, obsługiwane kierunki i rodzaje ładunków, jakość obsługi problemów, reklamacje, dopłaty, tracking oraz warunki płatności. Operator powinien być przede wszystkim dobrze dopasowany do charakteru konkretnego transportu.
Czy najtańszy przewoźnik jest najlepszym wyborem?
Nie. Najniższa cena transportu nie zawsze oznacza najniższy koszt całego procesu. Opóźnienia, dodatkowe opłaty, szkody czy czasochłonna obsługa reklamacji mogą sprawić, że pozornie tańsza oferta ostatecznie będzie dla firmy droższa.
Jakie są zalety korzystania z kilku operatorów?
Najważniejsze zalety to większa elastyczność, możliwość dopasowania przewoźnika do konkretnego zlecenia, porównywanie warunków rynkowych oraz dostęp do alternatywy, gdy jeden operator nie może zrealizować transportu. W praktyce pozwala to korzystać z mocnych stron różnych przewoźników zamiast zakładać, że jeden będzie najlepszy w każdym przypadku.
Jak korzystać z kilku operatorów bez obsługi kilku systemów?
Jednym ze sposobów jest korzystanie z rozwiązania, które integruje oferty wielu operatorów w jednym miejscu. W Delivio klient może porównywać dostępne możliwości i organizować transport bez konieczności samodzielnej obsługi kilku niezależnych systemów.
Nie wybieraj między prostotą a elastycznością
Dostęp do kilku operatorów nie musi oznaczać kilku systemów, umów i procesów do samodzielnej obsługi.
Sprawdź dostępne opcje transportu w Delivio i dobierz operatora do konkretnej przesyłki.
