W standardowych usługach kurierskich ręczne wypisywanie listu przewozowego jest dziś coraz rzadziej potrzebne. Dziś wystarczy poprawnie uzupełnić dane w formularzu online, a system na ich podstawie wygeneruje dokument przewozowy i etykietę potrzebną do identyfikacji przesyłki.
Brzmi prosto – i rzeczywiście może takie być. Pod warunkiem, że wpisane dane są prawidłowe. Błędny adres, kilka centymetrów różnicy w wymiarach czy waga podana „na oko” mogą później oznaczać dodatkową opłatę, opóźnienie albo problemy z doręczeniem.
W transporcie szczegóły mają znaczenie. Dlatego z punktu widzenia spedytora zasada jest prosta: dane w zleceniu powinny odpowiadać przesyłce, którą faktycznie przekazujesz przewoźnikowi.
Jak wypełnić list przewozowy, wygenerować etykietę i prawidłowo oznaczyć przesyłkę? Przejdźmy przez cały proces krok po kroku.
Co to jest list przewozowy?
List przewozowy to dokument związany z realizacją przewozu, który zawiera informacje potrzebne do identyfikacji przesyłki i jej prawidłowej obsługi przez przewoźnika. W standardowych usługach kurierskich dane z dokumentu przewozowego są wykorzystywane również do wygenerowania etykiety identyfikującej przesyłkę.
Na etykiecie znajdują się m.in. dane pozwalające zidentyfikować nadawcę i odbiorcę, oznaczenia operatora oraz kod kreskowy lub inne oznaczenie wykorzystywane do skanowania. Numer przesyłki / numer listu przewozowego – zależnie od nomenklatury stosowanej przez operatora – pozwala z kolei sprawdzać status przesyłki na kolejnych etapach transportu.
Warto tutaj rozróżnić dwie rzeczy. List przewozowy jest dokumentem transportowym, a etykieta kurierska – oznaczeniem konkretnej przesyłki. W praktyce użytkownik platformy najczęściej otrzymuje gotowy dokument lub etykietę wygenerowaną na podstawie danych podanych wcześniej w formularzu.
Nie ma przy tym jednej zasady obowiązującej wszystkich przewoźników. Format dokumentu, konieczność jego wydruku i sposób przekazania mogą zależeć od operatora oraz wybranej usługi.
Jakie dane są potrzebne do listu przewozowego?
Do wygenerowania etykiety potrzebne są przede wszystkim dane nadawcy i odbiorcy:
- imię i nazwisko lub nazwa firmy,
- ulica i numer budynku lub lokalu,
- kod pocztowy i miejscowość,
- numer telefonu,
- adres e-mail – jeśli wymaga go formularz lub dana usługa.
Druga grupa informacji dotyczy już samej przesyłki. Należy podać jej wagę, długość, szerokość, wysokość, liczbę sztuk, rodzaj przesyłki oraz opis zawartości – jeśli wymaga tego dana usługa. W zależności od wybranego przewozu mogą pojawić się również pola dotyczące usług dodatkowych.
I właśnie tutaj łatwo o pozornie niewielki błąd. Jeśli produkt waży 8 kg, ale opakowanie, wypełnienie i pozostałe zabezpieczenia zwiększają wagę do 9 kg, w zleceniu wpisujesz 9 kg. Przewoźnik nie odbiera przecież samego produktu. Odbiera gotową, zapakowaną przesyłkę.
Jak poprawnie wypełnić dane przesyłki?
W transporcie „mniej więcej” potrafi sporo kosztować. Dlatego wagi i wymiarów przesyłki nie warto podawać na oko.
Kolejność powinna być zawsze ta sama: najpierw pakujesz, potem mierzysz i ważysz. Uwzględnij opakowanie, folię, wypełnienie i wszystkie pozostałe materiały, które będą podróżowały razem z towarem.
Liczba sztuk musi się po prostu zgadzać. Brzmi banalnie? Być może. W praktyce właśnie takie drobne pomyłki mogą później komplikować realizację transportu. Jeżeli zlecenie obejmuje kilka sztuk, wszystkie powinny zostać prawidłowo uwzględnione w danych przekazywanych przewoźnikowi.
Przed zatwierdzeniem zlecenia sprawdź również adres oraz dane kontaktowe. Aktualny numer telefonu odbiorcy może okazać się kluczowy, gdy pojawi się problem z doręczeniem.
Jak wygenerować etykietę w Delivio?
W Delivio proces nadania przesyłki możesz przeprowadzić w sześciu krokach.
- Podaj parametry przesyłki. Wprowadź liczbę sztuk, wagę i wymiary oraz określ rodzaj przesyłki i – jeśli jest to wymagane – jej zawartość.
- Porównaj dostępne oferty. Na podstawie podanych danych system prezentuje dostępne możliwości. Zamiast sprawdzać każdego operatora osobno, możesz porównać ich oferty w jednym miejscu.
- Wybierz przewoźnika. Cena jest ważna, ale nie zawsze powinna decydować. Weź pod uwagę również przewidywany termin dostawy oraz warunki realizacji konkretnej usługi.
- Uzupełnij dane nadawcy i odbiorcy. Wpisz dane kontaktowe i adresowe. Zanim przejdziesz dalej, jeszcze raz sprawdź kod pocztowy, numer budynku lub lokalu oraz numer telefonu.
- Potwierdź i opłać zlecenie. Dane się zgadzają? Możesz zatwierdzić zamówienie i przejść do płatności zgodnie z wybraną opcją.
- Pobierz wygenerowany dokument przewozowy.W zależności od wybranego operatora może to być etykieta lub inny dokument wymagany do realizacji zlecenia.
Gdzie znaleźć numer przesyłki i jak ją śledzić?
Każde zlecenie musi dać się jednoznacznie zidentyfikować. Służy do tego numer przesyłki (lub numer listu przewozowego – zależnie od nomenklatury stosowanej przez operatora).
Znajdziesz go w danych zlecenia, a w zależności od operatora również na wygenerowanym dokumencie lub etykiecie. Warto zachować go przynajmniej do momentu potwierdzenia doręczenia – to właśnie po tym numerze możesz sprawdzać kolejne statusy przesyłki.
Przy jednym przewoźniku nie jest to szczególnie uciążliwe. Przy kilku łatwo skończyć z kilkoma otwartymi stronami i sprawdzaniem każdej przesyłki osobno. Dlatego jednym z założeń Delivio jest rozwiązanie Track&Trace umożliwiające kontrolowanie przesyłek różnych operatorów w jednym miejscu.
Jak prawidłowo umieścić etykietę na przesyłce?
Jak wydrukować etykietę kurierską? Po wygenerowaniu dokumentu pobierz go i wydrukuj zgodnie z formatem wymaganym dla wybranej usługi. Zanim przykleisz etykietę, spójrz przede wszystkim na kod kreskowy. Nie powinien być rozmazany, ucięty ani zniekształcony.
Pamiętaj również, że format etykiety i konieczność jej samodzielnego wydruku mogą zależeć od operatora oraz rodzaju usługi.
A gdzie przykleić etykietę kurierską? Najlepiej na największej płaskiej powierzchni opakowania. Cała etykieta powinna być widoczna, a kod kreskowy nie może przebiegać przez krawędź.
Pamiętaj również, aby:
- nie zginać etykiety ani kodu kreskowego,
- usunąć stare etykiety i oznaczenia,
- zadbać o czytelny wydruk,
- zabezpieczyć dokument przed wilgocią,
- nie zaklejać kodu w sposób powodujący refleksy lub utrudniający skanowanie.
Tu ponownie działa prosta zasada z praktyki transportowej: etykieta ma być widoczna, płaska i łatwa do zeskanowania. Jeżeli człowiek lub urządzenie musi „szukać” kodu na przesyłce, coś poszło nie tak.
CMR, e-CMR i inne dokumenty przewozowe – czym się różnią?
Etykieta kurierska to tylko jeden z dokumentów, z którymi możemy spotkać się w transporcie. Wszystko zależy od tego, co, dokąd i w jaki sposób przewozimy.
CMR to list przewozowy stosowany w międzynarodowym drogowym przewozie towarów objętym Konwencją CMR. e-CMR jest jego elektronicznym odpowiednikiem funkcjonującym na podstawie dodatkowego protokołu do tej konwencji.
Inne gałęzie transportu korzystają z własnych dokumentów, np. AWB w transporcie lotniczym, CIM/SMGS w kolejowym czy konosamentu w morskim.
Nie ma więc jednego „listu przewozowego do wszystkiego”. W standardowych usługach kurierskich użytkownik otrzymuje dokument zgodny z wymaganiami konkretnego operatora i wybranej usługi.
Najczęstsze błędy przy generowaniu listu przewozowego
Samo wygenerowanie dokumentu zazwyczaj jest proste. Najwięcej problemów zaczyna się wcześniej – przy uzupełnianiu danych.
Z mojego doświadczenia wynika, że szczególną uwagę warto zwrócić na takie elementy, jak:
- Zła wagę przesyłki – gdy podawana jest waga produktu zamiast gotowej przesyłki.
- Nieprawidłowe wymiary – zwłaszcza te szacowane „na oko” lub mierzone przed zapakowaniem.
- Błędny adres odbiorcy – czasem wystarczy zły kod pocztowy albo brak numeru lokalu.
- Nieaktualny numer telefonu – problem pojawia się zwykle dopiero wtedy, gdy kurier naprawdę musi skontaktować się z odbiorcą.
- Nieczytelny wydruk – rozmazany, ucięty lub zagięty kod może utrudnić skanowanie.
- Stara etykieta na opakowaniu – przy ponownym wykorzystaniu opakowania poprzednie oznaczenia należy usunąć.
- Nieuwzględnienie wszystkich sztuk – każda powinna zostać oznaczona zgodnie z dokumentacją.
- Wygenerowanie etykiety przed ostatecznym zapakowaniem – późniejsza zmiana opakowania, wagi lub wymiarów może sprawić, że dane przestaną odpowiadać rzeczywistej przesyłce.
Większości tych błędów można uniknąć jeszcze przed kliknięciem „zamawiam”. Wystarczy raz jeszcze porównać formularz z tym, co rzeczywiście jest gotowe do odbioru.
Jak Delivio upraszcza nadawanie przesyłek?
Samo wygenerowanie etykiety nie jest dziś największym wyzwaniem. Problem zaczyna się wtedy, gdy trzeba wejść do kilku systemów, porównać różne oferty i za każdym razem przejść podobny proces od początku.
I właśnie ten etap Delivio ma upraszczać. Użytkownik wypełnia jeden formularz, podaje dane przesyłki, porównuje dostępne oferty i wybiera przewoźnika dopasowanego do konkretnego zlecenia. Nie musi przy tym zawierać umowy z każdym z nich. Po utworzeniu zlecenia otrzymuje dokument potrzebny do realizacji wysyłki.
Co ważne, z jednego rozwiązania mogą korzystać zarówno osoby nadające przesyłki okazjonalnie, jak i firmy korzystające z usług różnych operatorów.
Najczęściej zadawane pytania
Czy list przewozowy trzeba drukować?
To zależy od operatora i wybranej usługi. W wielu przypadkach konieczne jest wydrukowanie etykiety i umieszczenie jej na przesyłce, ale wymagania mogą się różnić.
Gdzie znaleźć numer listu przewozowego?
Numer przesyłki / numer listu przewozowego – zależnie od nomenklatury stosowanej przez operatora – znajdziesz w danych zlecenia, a w zależności od operatora również na wygenerowanym dokumencie lub etykiecie. Służy do identyfikacji i śledzenia przesyłki.
Czy można poprawić dane po wygenerowaniu etykiety?
Zależy to od etapu realizacji zlecenia i zasad operatora. Jeśli zauważysz błąd, najlepiej sprawdzić możliwość korekty przed przekazaniem przesyłki przewoźnikowi.
Czy list przewozowy i etykieta kurierska to to samo?
Nie są całkowicie tożsame. List przewozowy jest dokumentem przewozowym, natomiast etykieta zawiera oznaczenia umożliwiające identyfikację i obsługę konkretnej przesyłki.
Co zrobić, jeśli etykieta jest nieczytelna?
Nie nadawaj przesyłki z nieczytelną etykietą. Jeśli wydruk jest rozmazany lub kod nie może zostać zeskanowany, przygotuj czytelny dokument ponownie zgodnie z możliwościami systemu.
Czy mogę nadać przesyłkę bez drukarki?
Zależy to od operatora i rodzaju usługi. Przed zamówieniem sprawdź wymagania dotyczące etykiety.
Jak długo ważna jest wygenerowana etykieta?
Okres ważności zależy od operatora i konkretnej usługi. Nie należy zakładać, że każda wygenerowana etykieta może zostać wykorzystana w dowolnym terminie.
Czy mogę użyć starej etykiety ponownie?
Nie. Etykieta jest powiązana z konkretnym zleceniem i numerem przesyłki. Przy nowym nadaniu należy korzystać z dokumentu wygenerowanego dla aktualnego zlecenia.
Nadaj przesyłkę bez zbędnych formalności
W transporcie liczy się nie tylko to, co dzieje się między punktem A i B. Dobra realizacja zaczyna się jeszcze przed odbiorem przesyłki przez kuriera. Po stronie nadawcy oznacza to właściwy adres, rzeczywiste wymiary, prawidłową wagę i poprawnie przygotowany dokument przewozowy. To drobiazgi – dopóki wszystko się zgadza. Kiedy pojawia się błąd, szybko przestają nimi być.
Delivio pozwala przejść przez te etapy w jednym procesie – od podania parametrów przesyłki i porównania ofert po wybór przewoźnika i wygenerowanie dokumentu.
